Evenement organiseren

Hieronder vind u de meest gestelde vragen.

1. Wilt u een nieuw evenement organiseren?

Neem dan eerst contact op met de evenementencoördinator, mevrouw Van der Meer (via gemeente@beuningen.nl of bel naar telefoonnummer 14 024). Zij is bereikbaar op maandag, woensdag en donderdag. Zij bespreekt met u bijvoorbeeld of u een vergunning aan moet vragen of dat een melding volstaat. Daarnaast helpt zij u op weg met eventuele vervolgacties die u moet nemen.

2. Wanneer organiseer ik een meldingsplichtig A-, B- of C-evenement?

 Een meldingsplichtig evenement organiseert u als u aan de voorwaarden in artikel 2:25 van de Algemene Plaatselijke Verordening gemeente Beuningen (APV) voldoet:

• het aantal aanwezige personen inclusief deelnemers niet meer bedraagt dan 250 (tweehonderdvijftig);
• het evenement tussen 9.00 en 24.00 uur plaatsvindt;
• geen muziek ten gehore wordt gebracht voor 07.00 uur of na 24.00 uur;
• het evenement geen of een zeer geringe beperking van het gebruik van de weg of anderszins veroorzaakt en geen belemmering vormt voor het verkeer en de hulpdiensten;
• slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 10 m² per object;
• er een organisator is;
• de organisator tenminste 15 werkdagen voorafgaand aan het evenement daarvan melding heeft gedaan aan de burgemeester.

Bekijk de APV op Overheid.nl.

Of u een A- B- of C-evenement organiseert, wordt beoordeeld aan de hand van een risicoscan. We kijken dan naar publieksprofiel, activiteitenprofiel en ruimtelijke profiel, het beeld van het handelen en het gedrag van een organisatie en eerdere ervaringen met het evenement.

Weet u niet binnen welke categorie uw evenement valt, neem dan contact op met onze vergunningverlener via vergunningenAPV@beuningen.nl of bel naar 14 024. Let op: er geldt per categorie een ander indieningstermijn voor het krijgen van een vergunning. Leg dus tijdig contact. 

3. Hoe verloopt de procedure als ik een evenement organiseer?

Als alleen een melding volstaat, dan is de aanpak als volgt:

1. Uiterlijk 15 werkdagen voordat een evenement plaatsvindt, moet de organisator schriftelijk een melding van het evenement doen bij de gemeente;
2. In beginsel wordt de melding binnen 10 werkdagen beoordeeld op volledigheid en juistheid en wordt de melding bevestigd als alles in orde is;
3. Vervolgens worden de politie en eventuele andere diensten in beginsel binnen 10 werkdagen in kennis gesteld van het evenement en eventuele acties die daaruit volgen.

Voor een A-evenement geldt de volgende procedure:

1. Er vindt een vooroverleg plaats (voor indienen aanvraag van de vergunning) met in ieder geval de vergunningverlener;
2. Uiterlijk 8 weken voor het evenement moet de aanvraag voor een vergunning worden ingediend;
3. In beginsel volgt binnen enkele werkdagen een intake en behandelaanpak (aan de hand daarvan wordt bepaald binnen welke categorie het evenement valt)
4. In beginsel worden binnen enkele werkdagen de diensten zoals politie en brandweer geïnformeerd;
5. De diensten kunnen in beginsel binnen 10 werkdagen schriftelijk adviezen uitbrengen;
6. Het besluit op de aanvraag volgt in beginsel twee tot vier weken voor het evenement. 

Voor een B-evenement verloopt de procedure als volgt:

1. Er vindt een overleg plaats voordat de vergunningaanvraag wordt ingediend;
2. Uiterlijk 12 weken voor aanvang van het evenement moet de aanvraag voor de vergunning worden ingediend;
3. In beginsel volgt binnen enkele dagen een intake en behandelaanpak
4. In beginsel vindt 2 weken na ontvangst van de aanvraag een dienstenoverleg plaats waarin een risicoanalyse wordt gemaakt;
5. Binnen 5 tot 10 werkdagen krijgen organisatoren de mogelijkheid om de plannen bij te stellen of aan te vullen;
6. In beginsel volgen binnen 10 werkdagen de schriftelijke adviezen van de diensten;
7. In beginsel volgt er 4 tot 6 weken voor aanvang van het evenement een besluit op de aanvraag;
8. 0 tot 2 weken voor het evenement vindt een operationeel vooroverleg plaats;
9. Toezicht en handhaving schouwt voor opening en tijdens het evenement of alles is geregeld volgens afspraak;
10. In beginsel volgt 6 tot 8 weken na het evenement een evaluatie

Bij een C-evenement wordt grotendeels dezelfde procedure doorlopen als bij een B-evenement. De verschillen zijn:

1. De aanvraag voor een vergunning moet uiterlijk 16 weken voor aanvang van het evenement ingediend worden;
2. Er vinden meerdere overleggen plaats, waaronder een doorleefsessie ongeveer 2 tot 3 weken voor het evenement.

Meer informatie? Zie de Beleidsregels Evenementenvergunningen 2024 op Overheid.nl.

4. Wat moet ik minimaal indienen bij het aanvragen van een vergunning?

A-evenement

• Volledig ingevuld aanvraagformulier

Evenementenvergunning aanvragen als organisatie

Evenementenvergunning aanvragen als uzelf

• Situatietekening van het evenement
• Draaiboek met programmering

B-evenement

Bovenstaande documenten en daarbij:

• Veiligheidsplan

C-evenement

Bovenstaande documenten en daarbij:

• Verkeersplan + verkeerstekening
• Geluidsplan
• Beveiligingsplan
• Crowdmanagement plan
• Medisch plan
• Calamiteiten- en ontruimingsplan

Indien van toepassing

Indien van toepassing zijn er naast de standaard documenten ook andere gegevens nodig, bijvoorbeeld:

• Bij afzetten wegen: verkeerstekening
• Bij inzet verkeersregelaars: verkeersplan + verkeerstekening met o.a. locaties verkeersregelaars ingetekend
• Als het evenement in een tent plaatsvindt: tentenboek
• Podium/constructies: constructiegegevens
• (Kermis)attracties: keuringsrapporten + RAS nummers
• Ontheffing Alcoholwet: ID-kaart + SVH diploma
• Loterij: loterijvergunning
• Camping/overnachten: nachtregister + tekening van de camping

Bij het in behandeling nemen van de vergunningaanvraag kan de gemeente meer informatie opvragen bij u als organisator, zodat de gemeente een volledig beeld heeft van het evenement en op basis daarvan een afgewogen besluit kan nemen.

5. Moet ik ieder jaar een vergunning aanvragen?

Ook bij een jaarlijks terugkerend evenement vraagt u elk jaar opnieuw een evenementenvergunning aan. Daarvoor stuurt u alle benodigde documenten en informatie mee. De documenten heeft u geactualiseerd en aangepast naar aanleiding van de evaluatie van de laatste editie. U beschrijft daarin eventuele wijzigingen van uw evenement.

6. Mag ik reclame maken voor mijn evenement?

Het is mogelijk om reclame te maken voor uw evenement. Bijvoorbeeld door het plaatsen van reclameborden of uw evenement te vermelden op de digitale informatieborden van de gemeente.

Daarnaast heeft de gemeente een online platform waarop u uw evenement gratis kunt plaatsen: Beuningen Samen.

7. Hoe leg ik contact met de gemeente?

• Heeft u vragen over uw vergunning? Neem dan contact op met de vergunningverlener via vergunningenAPV@beuningen.nl of bel naar 14 024.
• Heeft u overige vragen over uw evenement? Neem dan contact op met evenementencoördinator mevrouw Van der Meer via l.v.d.meer@beuningen.nl of bel naar 14 024 (zij is bereikbaar op maandag, woensdag en donderdag).

8. Kan de gemeente een bijdrage leveren aan het evenement?

Als u dranghekken of borden wilt aanvragen, dan kunt u dit bij de gemeentewerf doen. U bereikt de gemeentewerf door te bellen naar 14 024.

9. Zijn er subsidies beschikbaar voor evenementen?

Er is geen subsidieregeling specifiek voor evenementen. Wel zijn er subsidieregelingen waar onderdelen van uw evenement mogelijk voor in aanmerking komen. Alle subsidieregelingen vindt u bij subsidies en leningen op deze website.

10. Wat als ik het evenement wil verplaatsen naar een andere locatie?

U neemt hiervoor contact op met de evenementencoördinator mevrouw Van der Meer. Daarnaast vindt u specifieke regels voor een aantal locaties terug in onze Beleidsregels Evenementenvergunningen 2024 op Overheid.nl.

11. Hoe meld ik mijn evenement aan voor de evenementenkalender?

De Veiligheidsregio Gelderland-Zuid (VRGZ) stelt jaarlijks een regionale evenementenkalender vast. Dit is een overzicht van de geplande evenementen in de regio. Ook heeft de gemeente Beuningen een evenementenkalender. Dit is een overzicht van geplande evenementen in de gemeente. 

In september vragen wij aan organisatoren van jaarlijks (of regelmatig) terugkerende evenementen om hun plannen voor het jaar daarop kenbaar te maken. Dit noemen we een vooraankondiging. Deze vooraankondiging dient een organisator voor 1 oktober door te geven via vergunningenAPV@beuningen.nl. Let op: een vooraankondiging is geen vergunningaanvraag. Ook zijn er geen rechten te ontlenen aan vermelding van uw evenement op de evenementenkalender.

Vóór 1 februari van het betreffende jaar stelt het college de evenementenkalender vast. Na vaststelling van de evenementenkalender zijn nieuwe aanvragen voor B- en C-evenementen, in beginsel alleen mogelijk na overleg vooraf met de gemeente en na afstemming met de Veiligheidsregio.